Quản lý chung cư và những điều cần biết [cập nhật 2024]

Dịch vụ quản lý chung cư ngày càng trở nên phổ biến và thiết yếu khi số lượng tòa nhà chung cư mọc lên như nấm. Dịch vụ quản lý chung cư yêu cầu rất nhiều yếu tố để có thể vận hành tòa nhà một cách hiệu quả: quy trình hoạt động, bộ máy vận hành, chi phí vận hành và văn hóa doanh nghiệp của đơn vị quản lý. 

Cùng Smartland tìm hiểu về quản lý chung cư là gì trong bài viết bên dưới nhé!

Quản lý nhà chung cư là gì?

Luật nhà ở năm 2014 quy định tại Điều 3, Khoản 3 rằng tòa nhà chung cư là tòa nhà có từ 2 tầng trở lên, gồm nhiều căn hộ, có cầu thang và hành lang chung, có phần sở hữu riêng, phần sở hữu chung và hạ tầng, cơ sở vật chất phục vụ chung cho các hộ gia đình, tổ chức và cá nhân. Điều này bao gồm cả tòa nhà chung cư xây dựng để ở và tòa nhà chung cư xây dựng để ở và kinh doanh.

Quản lý nhà chung cư là việc quản lý tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động của tòa nhà. Mục đích chính của công việc này là đảm bảo mọi hoạt động trong tòa nhà được diễn ra một cách thuận lợi và hiệu quả.

Dịch vụ quản lý chung cư là việc tổ chức và điều hành toàn bộ hoạt động chung của tòa nhà. Nhiệm vụ chính của dịch vụ này là quản lý các hoạt động như quản lý nhân sự, khách hàng, hệ thống kỹ thuật, an ninh, vệ sinh… để đảm bảo tòa nhà chung cư hoạt động ổn định, mang lại một môi trường sống tiện nghi, an toàn và lành mạnh cho cư dân và bảo vệ giá trị tài sản Bất động sản.

Quản lý nhà chung cư là gì?

Ban quản lý chung cư gồm những phòng ban nào gì?

Nhiệm vụ của ban quản lý chung cư là quản lý và vận hành tòa nhà theo quy định của pháp luật về nhà ở. Để thực hiện công việc này, ban quản lý chung cư thường bao gồm các vị trí chủ chốt như:

• Giám đốc dự án hoặc Phó giám đốc dự án (đối với các dự án lớn)
• Đội kỹ thuật thực hiện bảo trì, bảo dưỡng và sửa chữa hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà như thang máy, nước, điện, máy lạnh…
• Đội hành chính nhân sự bao gồm các vị trí như lễ tân, chăm sóc khách hàng, kế toán và admin
• Đội quản lý chất lượng, có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát và đảm bảo chất lượng dịch vụ tại dự án
• Đội an ninh nội bộ, có nhiệm vụ theo dõi tình hình an ninh qua hệ thống camera, phát hiện người xâm phạm, nguy cơ, cảnh báo và nhắc nhở các bộ phận khác (thường có tại các dự án chung cư lớn, yêu cầu người quản lý an ninh chuyên nghiệp).

Ban quản lý chung cư gồm những ai

Thủ tục ĐK dịch vụ quản lý chung cư

Theo khoản 2 của Điều 105 trong Luật nhà ở năm 2014, để đăng ký cung cấp dịch vụ quản lý chung cư, đơn vị quản lý cần phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Đơn vị phải được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp hoặc Luật Hợp tác xã và có chức năng quản lý, vận hành chung cư.
• Đơn vị phải có các bộ phận chuyên môn, bao gồm bộ phận dịch vụ, kỹ thuật, an ninh, môi trường và vệ sinh.
• Đội ngũ nhân viên, cán bộ của đơn vị phải đáp ứng được các yêu cầu về quản lý, vận hành chung cư trong các lĩnh vực xây dựng, điện, phòng cháy chữa cháy và thiết bị kỹ thuật.
• Nếu đơn vị quản lý đã đáp ứng đủ các điều kiện trên, tiếp theo, họ cần chuẩn bị các hồ sơ và thủ tục theo quy định của pháp luật để đăng ký cung cấp dịch vụ quản lý chung cư.

Để đăng ký vận hành và quản lý nhà chung cư, đơn vị phải chuẩn bị các hồ sơ sau:

• Hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư theo mẫu được quy định trong Thông tư số 02/2016/TT-BXD ngày 15/02/2016 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng.
• Thông tin về Ban quản lý tòa nhà, bao gồm đầy đủ tên, địa chỉ và số điện thoại liên lạc.
• Bản sao các giấy tờ chứng minh đủ điều kiện để quản lý vận hành căn hộ chung cư như đã nêu trong các quy định liên quan.

Quá trình đăng ký vận hành và quản lý nhà chung cư sẽ diễn ra theo các bước sau:

• Đơn vị quản lý vận hành nộp hồ sơ cho Sở Xây dựng địa phương hoặc nộp trực tiếp cho Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản.
• Hồ sơ sẽ được duyệt bởi cơ quan có thẩm quyền.
• Nếu đủ điều kiện, thông tin về đăng ký quản lý và vận hành nhà chung cư sẽ được công bố trên Cổng thông tin của Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản.

Quy trình và công tác quản lý chung cư chi tiết

Để quản lý và vận hành chung cư hiệu quả, thống nhất trên một quy chuẩn chung, đơn vị quản lý cần thiết lập một quy trình bao quát toàn bộ hoạt động tại chung cư. Quy trình này gồm 5 hạng mục cần được thực hiện một cách chi tiết và chặt chẽ.

Quản lý các dịch vụ

Quản lý các dịch vụ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý vận hành tòa nhà chung cư. Các dịch vụ như an ninh, bảo vệ, vệ sinh, cảnh quan, hệ thống xử lý rác… được thực hiện nhằm đảm bảo một môi trường sống tiện nghi, an toàn và thoải mái cho cư dân.

Đội ngũ bảo vệ tòa chung cư

Quản lý tài chính

Các khoản phí chi trả cho dịch vụ vệ sinh, an ninh, cảnh quan, rác thải… là yếu tố không thể thiếu để hoạt động quản lý chung cư được diễn ra hiệu quả. Do đó, đơn vị quản lý cần phải lập báo cáo tài chính thường xuyên và gửi đến chủ đầu tư để định hướng và tối ưu hóa các hoạt động của chung cư. Ngoài ra, ban quản lý cũng sẽ được quyền thu phí thuê và quản lý các khoản quỹ chung của căn hộ, nhà chung cư nếu chủ đầu tư cho phép, ủy quyền một cách rõ ràng, minh bạch theo đúng pháp luật.

Quản lý nhân sự

Ban quản lý cần lập kế hoạch quản lý nhân sự cụ thể và chi tiết. Trong đó phải phân biệt rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng bộ phận trong chung cư để các hoạt động được thực hiện hiệu quả và tối ưu nhất.

Quản lý khách hàng

Quản lý khách hàng cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo an toàn và phục vụ tốt cho cư dân và khách hàng đến chung cư. Ban quản lý cần kiểm soát và giám sát chặt chẽ các hoạt động như an ninh, vệ sinh, kỹ thuật và giải quyết các vấn đề phát sinh của cư dân, người thuê đến sinh sống tại chung cư.

Bảo trì hệ thống kỹ thuật

Đơn vị quản lý cần đánh giá và bảo trì thường xuyên các hệ thống và thiết bị để đảm bảo sự hoạt động bình thường của tòa nhà. Ngoài ra, đơn vị quản lý còn có nhiệm vụ thu kinh phí quản lý vận hành từ chủ sở hữu và người sử dụng căn hộ chung cư.

Quy trình và quản lý chung cư

Phí dịch vụ quản lý chung cư

Công việc cần sử dụng phí quản lý vận hành chung cư

Quản lý chung cư là một công việc đòi hỏi nhiều hoạt động và các khoản phí quản lý phải được tính toán để đảm bảo hoạt động của tòa nhà. Các công việc cần thực hiện bao gồm việc: 

• Duy trì hệ thống kỹ thuật, bảo trì tòa nhà và các thiết bị như thang máy, phòng cháy chữa cháy, máy phát điện
• Vệ sinh, chăm sóc cảnh quan và cây cối trong khu vực chung cư
• Công việc về quản lý chung cư

Cách tính phí dịch vụ quản lý nhà chung cư

Theo Điều 31 của Thông tư số 02/2016/TT-BXD, cách tính chi phí quản lý chung cư sẽ phụ thuộc vào loại hình chung cư:

• Đối với căn hộ chung cư, chi phí quản lý sẽ được tính bằng diện tích thông thủy của căn hộ nhân với giá dịch vụ quản lý. 
• Đối với khu nhà thấp tầng, chi phí sẽ được tính bằng diện tích sàn được sử dụng nhân với giá dịch vụ quản lý.

Một số chi phí quản lý chung cư

Hy vọng bài viết trên của Smartland đã gửi đến khách hàng nhiều thông tin hữu ích, từ đó giúp khách hàng dễ dàng thích nghi với việc lựa chọn chung cư làm nơi an cư. 

>> Xem thêm: Cách lựa chọn màu sắc căn hộ chung cư mà gia chủ cần biết

>> Xem thêm: Bí kíp chọn tầng căn hộ chung cư dành cho người mới mua nhà lần đầu

Xem thêm thông tin về quản lý chung cư vui lòng liên hệ: 

• Công ty TNHH Bất Động Sản Smartland
• Địa chỉ: 92 Nguyễn Hữu Cảnh Phường 22 Quận Bình Thạnh
• Hotline: 0916 25 78 25